如何有效率的開會? – 新手創業100問如何有效率的開會? – 新手創業100問

我們想像一下時空回到三國時代的蜀國,即劉備的大營,假設這時前線傳來消息說曹操的大將「夏侯惇」發兵要來攻打前線的城池,而諸葛亮剛好前去吳國拜訪孫權,現在當家的軍師就是你了,你當下會如何處理?

讀歷史的大用

台大呂世浩教授在「秦始皇」一書及課程中有提到,古代帝皇學習歷史,最重要的是透過歷史培養自己思辨的能力,也就是在讀到歷史事件發生的一刻時,先將書闔上,閉上眼想一下,自己如果是對方,將會如何應變,待想清楚後,再把書打開繼續看下去,看看當時的主事者是如何思考、如何下決策的,與自己的想法有哪些出入,在比較差異後,從中找到值得學習的地方

上面這個三國的虛擬情境,只是先讓自己的腦中有一個大概的畫面,如果我是蜀國的軍師,我該如何處理?在戰事紛飛的春秋、戰國時期,我想軍事會議是非常頻繁的。兵聖孫子曾有名句:決勝於廟堂之上、謀定而後動。,孫子認為「戰」與「略」在戰爭中的重要性,「戰」佔了 30%、「略」佔了70%,這也是戰前軍事會議的重要之處,而軍事會議該如何開?怎麼開?要不要開,這些孫子在過去的戰事中,累積了經驗並記錄下來,以下是我紀錄並改寫的一些重點。

「贏,理所當然」- 會議的目的有其三

  1. 決定要不要
  2. 決定能不能
  3. 決定如何做

上面三點看似簡單,但觀察各企業的會議,常常與會人在開會「前」不久,才開始上網 google 查資料甚至釐清到底要開什麼會… 基本上這些動作,應該都是在開會前已經準備完成後才來與會,提出自己的觀點及立論基礎。但現在遇到的開會,通常是在開會的時候「準備開會」,於是開會的時間拖很長,可能在討論不充分的狀況下就草草結束跟分工,於是大部分的人對於定案的想法不甚了解、不認同,對於分配到的工作,也沒有真的想做。

回到上面三國故事的例子,如果在軍事會議的時候,與會的部將們在那邊臆測敵人的動線而不是依據實際的情報、在討論弓兵在陣前怎麼佈陣比較好用,而不是針對敵方的部隊做配置、在討論敵方大將的八卦,而不是研究他過去用兵帶人的習慣。請問這樣的軍事會議,可以得出怎樣的具體決策、勝敵戰略?回到上述三點會議的目的,能清楚有依據的回答嗎?

  1. 決定要不要
  2. 決定能不能
  3. 決定如何做

上述的狀況每天不斷的重複在各公司的會議桌上,「會而不議、議而不決、決而不行、行無章法。」我想這是每個人都最討厭的。但人人都討厭,也都知道開會很重要,但為何仍一直開了許多無效的會議呢?如果要優化會議的流程及結構,該如何著手?這時候可以舉另外的例子,我最愛的「五子棋」來做說明。

「每一步至少兩個活」- 資訊彼此間的關聯性

敵方大將是「夏侯惇」,這個資訊與贏得戰爭有什麼「關連性」?如果往這方向想下去,會想到什麼呢?下面是幾個思考的可能方向:

  • 酒、色、財、氣,他最愛與最不愛什麼?
  • 他與敵、我雙方陣營的哪些將領、軍師關係特別好、特別不好?
  • 他在帶兵打仗時的習慣有哪些?
  • 喜歡在哪裡安營扎寨?
  • 善用的兵法是什麼?
  • 我軍將領中,曾與他交戰過的有誰?快找來問問!

單從一個點去看,就可以延伸出許多後續的發想。所謂的關聯性,後續還可以有更多資訊,比如說,他攻的是什麼城,這個城附近的地理環境如何?他從哪裡發兵,沿路會經過哪些地方,我軍的支援速度是否來得及,或者是有可能安排伏兵,又或者可以在他發兵的同時,攻打他附近的城池,讓他必須發兵相救,被攻打的我方城池,如果失去了,就一定是劣勢、無法挽回嗎?還是反而可以詐降敗退,再以合圍之勢夾擊斷他退路?

難以決斷的原因:「單點思考」

以五子棋來說,只有黑、白兩種顏色,但其實所有的棋子,彼此間都有關聯性,在我要執下現在這子的時候,我必須先想過它如何與其他我方棋子連成一氣,塑造攻勢,令對方迫於無奈而在我指定的地方下子。又或者如何在防守的同時,思考到與我方其他子可以如何「佈局」,暗藏後續攻勢。

我會用「每一步至少兩個活」去解釋這個下棋的觀念,這一子下下去,絕對不只是單純的一個攻擊或一個防守的用途,而是這一步是為了與其他子產生交錯、互動的關聯性、先後關係,或攻、或防,而下棋就是在與對手的關連性與佈局能力較勁

回到商業會議上來看,如果我是 HTC 的老闆,假設看到 Iphone X 上市了,定價 35,900,這樣一條資訊,與哪些市場上的資訊連動?與我公司的關係是什麼?對方推進上市的策略如何?有哪些合作夥伴?而我方又有哪些資源可以應變,這些都和下棋在強調的關連性與佈局有關。

因此照理來說,主導會議的人,至少要有這樣「關聯性」、「佈局」的思維與能力,參與會議的人,也必須有「意識的養成相關的能力,否則就容易會有上述的「知道要開會」,但事前沒準備、沒思考、沒共識,就與會的狀態。而衍伸出在議程中,焦點不斷跑調、延宕會議時間等等的狀況,久而久之,就沒人喜歡開會啦。

資訊歸類的原則與系統化 - 「道、天、地、將、法」

孫子以「五事:道、天、地、將、法」,以及「七計:主孰有道、將孰有能、天地孰得、法令孰行、兵重孰強、士卒孰練、賞罰孰明」,兩者作為軍事會議前資訊「搜集、分析、評估、比較」的準備,而能達到「戰無不勝,不戰而屈人之兵」的境界,相關解釋在網路上都可以找得到,因此不多做以解釋。

會議前的準備流程,是可以被「系統化、標準化的,既然它可以被標準化,那就沒有做不到的問題,一定可以學習,以及透過經驗累積而熟練。這是一個重大的啟發,也就是說那些每天都在開無效率會議的公司,其實是因為沒有針對開會這件事情上,做「有效學習、優化流程」兩件事。

如果今天有一個人跳出來說:「我覺得我們會議實在太攏長了,每次都沒結論,或者是總是沒有決議,或是會議後都沒人盯著,導致執行能力低下。」然後其他人都有在正視這件事情,進而開始「有意識」的調整與紀錄每次會議的狀況,達到會議效率越來越高的目的。那麼這些專屬於自己內部資訊歸類的原則,將逐漸形成一個文化、系統,進而開始可以擴散與被複製。以下是 Google 模式一書中,提到 Google 文化中如何落實 30分鐘會議的原則。

Google實踐30分鐘有3要訣:

要點1.會議時間30分鐘為單位

準時結束與離場Google日曆上的最小時間單位,就是30分鐘,這也是Google內部會議時間的基本單位。凡是預定的會議結束時間到了,會議室又有下一位使用者,就算是老闆也會讓出會議室,不會因為職位較高而讓部屬等待、甚至強迫對方更換會議室,這也是Google「彼此尊重」文化的另一個展現。

要點2.Google Hangout機動開會,快速交換意見

當多國成員共同負責一個專案,或只是簡短交換意見而已,Google人會利用結合了視訊與即時通訊功能的Google Hangout,機動性地召開小型會議。Hangout最大的優點是所有人可以看見同一個畫面,不管在會議室、座位上或移動中,用的是筆電、手機還是平板,都能檢視同一份資料,即時討論,快速交換意見,凝聚想法。

要點3.會議重點在議題,與議題相關才需入場

組織有一種常見的時間浪費,就是被迫參與和自己無關的議程。「不把不需要的人鎖在會議室中」,是Google另一個重要原則,如果你自覺沒必要與會,只要說一聲,隨時可以離開。同樣,如果討論到一半發現需要某位同事意見,也可以馬上透過視訊程式和對方連線,請對方撥個5分鐘解答說明。把重點放在議題討論而非誰在現場,開放與會人員自由離開或加入。

— 節錄自「向Google學30分鐘會議,從此不再開會開到死!」https://www.managertoday.com.tw/articles/view/40153

 Ps. 強烈建議不要直接套用其他公司的文化制度與流程,以免消化不良造成組織反彈的反效果。

「各會議階段的重點」- 會議步驟 123

以下是個人在累積許多失敗會議,並不斷討論、優化後的經驗分享,依據會議「前、中、後」分述如下:

會議前:收集上次會議後產出的資料,與階段性目標對比出落差,找到下次會議的主題與目的後,才召開會議,並決定與會人員。

會議中:針對每個人手邊整理的資訊內容,以及事前看到的問題,做下一步的討論,或是針對名詞取得共識及定義、抓出大方向。並在會後,針對議定的結果,指定人員、分責分工。

會議後:每個人依據分責分工的內容,在指定的期限前完成,並於會議前提供給負責該專案的人(PM),由 PM 彙整後進一步分析規劃。如果對於手邊正在執行的部分有問題,隨時私下與 PM 溝通協調,或是找其他夥伴資源搞定、討論,而不是在會議時討論執行細節。

目前的「新手創業100問」是從諮商的過程中,擷取比較常被問到或不容易區分的主題,重新編撰而成。為了加速這 100問的進行,如果你想要進行免費的諮商,歡迎點擊下方連結直接申請,我會主動與你聯繫,也感謝你給我這個服務的機會。

另外,也可以直接在文章的下方留言你想提問的問題,如果可以的話,我也會直接新寫一篇文章回覆喔。

周逸達 Zeal Chou
持續創業家、新創事業顧問

Line:zealchou
zeal.chou@gmail.com

2 thoughts on “如何有效率的開會? – 新手創業100問”

這個網站採用 Akismet 服務減少垃圾留言。進一步瞭解 Akismet 如何處理網站訪客的留言資料